Convalidadas Tablas de Retención Documental del Forpo

El 27 de enero del 2021, el Archivo General de la Nación emitió el acto Administrativo mediante el cual se notifica al Fondo Rotatorio de la Policía, acerca de la aprobación de las tablas de retención documental, lo que significa un hecho histórico en la gestión documental de la entidad.

El 23 de octubre de 2020 en la sesión No. 17, se presentaron las Tablas de Retención Documental (TRD) ante el Archivo General de la Nación y para el 15 de febrero del 2021, este importante instrumento archivístico se sustentó mediante una reunión virtual con los miembros del Comité Evaluador de Documentos; un hecho histórico donde estas fueron aprobadas y convalidadas.

Las Tablas de Retención Documental, es la forma como se denomina a la clasificación seriada de los documentos de la entidad, donde se involucran aspectos como la importancia, la recurrencia de su consulta y la categoría del documento, entre otros.

El Grupo Gestión Documental también es el encargado de la producción, identificación, organización, descripción, selección, y custodia de documentos internos y externos allegados a esta entidad, muchos de los cuales, comprometen y hacen parte del desarrollo primordial de las labores de todas las dependencias que componen el Fondo Rotatorio.

Cabe recordar que las tablas de retención documental del Fondo Rotatorio de la Policía fueron elaboradas por primera vez en el año 2000, presentadas al Archivo General de la Nación, evaluadas y aprobadas mediante Acuerdo 037 del 22 de junio de 2001.

Para la vigencia 2018, se creó la Resolución 00374 del 31 de julio de 2018, donde se efectuaban cambios en la estructura orgánica del Forpo y se fusionaban algunas dependencias; a partir de allí se ejecutó un constante desarrollo de la actualización de dicho instrumento archivístico, atendiendo la normatividad vigente.

Sin lugar a dudas, todo el proceso archivístico es fundamentado bajo la premisa de la transparencia, administración y utilización de los recursos del papel, encaminados en la preservación y protección del medio ambiente. Entendiendo la importancia de generar estrategias que coadyuven a atender los requerimientos que exige la vanguardia de la tecnología y así seguir contribuyendo con nuestros servicios al desarrollo y bienestar de nuestro país.

Así las cosas, para el Fondo Rotatorio de la Policía es importante resaltar la convalidación de las tablas de retención documental, de lo cual se destaca el esfuerzo mancomunado de todo un equipo de trabajo, que conforma el grupo Gestión Documental, cuyos integrantes trabajaron por más de tres años con el objetivo específico de alcanzar este logro histórico.